El mejor software para un consultorio dental es el que tu equipo realmente usa todos los días, no el que más funciones enumera. Para elegirlo, revisa diez cosas: la agenda, el expediente y la norma, el odontograma conectado al presupuesto y al cobro, los recordatorios, los reportes, la facturación, el control sanitario, los permisos y respaldos, tus datos si te vas y el precio total. Aquí tienes las diez preguntas, con qué pedirle al proveedor que te demuestre.
En resumen
- Pide una demostración con tu caso real (tu número de sillones y dentistas), no un video genérico.
- Verifica que el expediente cubra lo que piden la NOM-013 y la NOM-004.
- Que la cita, el presupuesto y el cobro estén conectados: nada se captura dos veces.
- Pregunta por tus datos: exportar, respaldar y qué pasa si cancelas.
- Compara el precio total (IVA, límites y cargos extra), y prueba antes de pagar.
Las 10 preguntas antes de contratar
1. ¿La agenda evita los choques y se adapta a cómo trabajas?
Una agenda dental no es una libreta con horas. Debe manejar varios sillones, varios dentistas y, si aplica, varias sedes sin que se crucen citas, mostrar la vista del día y de la semana y permitir bloquear horarios. Pide que te la armen con tu esquema real: dos dentistas, un sillón compartido, un horario partido.
2. ¿El expediente cumple lo que piden las normas?
Pide ver el expediente de un paciente de ejemplo y compáralo contra el checklist de la NOM-013-SSA2-2015: historia clínica, odontograma y periodontograma iniciales con seguimiento por cita, notas de evolución y carta de consentimiento informado. Además, el expediente se conserva mínimo 5 años. Lo desglosamos en Expediente clínico dental: qué debe incluir.
3. ¿El odontograma está conectado al presupuesto y al cobro?
Esta es la diferencia entre un sistema útil y uno que solo guarda datos. Marcas un diente en el odontograma, eliges el tratamiento, sale el presupuesto, el paciente lo acepta y el cobro queda ligado a ese tratamiento. Si tienes que capturar lo mismo en tres pantallas, tu recepción lo dejará de hacer a las dos semanas.
4. ¿Cómo manejan los recordatorios y confirmaciones por WhatsApp?
Las citas que no llegan desacomodan todo el día. Pregunta exactamente cómo funcionan los recordatorios: ¿se envían solos desde un número oficial o el sistema prepara el mensaje y tú lo mandas con un clic? Ambos modelos sirven, pero cuestan y se operan distinto. Pregunta también qué mensajes vienen listos (confirmación, recordatorio del día, después de la cita, paciente que no asistió) y si puedes editarlos.
5. ¿Cobros y reportes: ves cuánto entró sin hacer Excel?
Pide ver el saldo de un paciente con abonos, el corte del día y el reporte de ingresos del mes. Si tienes varios dentistas, pregunta si el sistema separa lo que cobró cada uno (útil para comisiones). Desconfía de cualquier promesa de «rentabilidad automática» sin que te muestren de dónde sale el número.
6. ¿Cómo resuelve la facturación (CFDI)?
No todos los sistemas facturan: algunos solo guardan los datos fiscales y tú facturas en otro lado. Pregunta si el CFDI se emite desde el mismo sistema, con tu RFC, y si maneja correctamente el IVA exento de los servicios dentales y el uso D01. Tienes la explicación completa en Cómo facturar como dentista.
7. ¿Incluye control sanitario?
Este punto casi nadie lo pregunta y es el que más duele en una visita de COFEPRIS. Pregunta si el sistema te deja registrar ciclos de esterilización con testigos biológicos (la NOM-013 pide aplicarlos cada 2 meses y llevar registro) y la bitácora de RPBI, y si genera un reporte para imprimir. Revisa nuestra guía de requisitos sanitarios.
8. ¿Hay permisos por rol y bitácora de cambios?
El expediente clínico son datos personales sensibles. Tu recepción necesita ver la agenda y cobrar, no necesariamente leer el historial médico. Pide ver cómo se definen los roles (gerente, recepción, asistente, dentista) y si queda registro de quién cambió qué y cuándo. Pregunta también por el aviso de privacidad y el contrato de tratamiento de datos del proveedor.
9. ¿Tus datos son tuyos si te vas?
Antes de capturar un solo paciente, pregunta: ¿puedo exportar mis datos? ¿en qué formato? ¿cada cuánto se respaldan y dónde? ¿qué pasa con mi cuenta si cancelo o dejo de pagar? La respuesta correcta es que puedes ver y descargar tu información en cualquier momento. Si no te la dan por escrito, es una señal de alerta.
10. ¿Cuál es el precio total y puedes probarlo sin tarjeta?
Compara el precio total real, no el de portada: ¿incluye IVA? ¿cobra por dentista, por sillón o por paciente activo? ¿hay límite de pacientes? ¿cuánto cuesta cada extra (WhatsApp, facturación, usuarios adicionales)? Y, sobre todo, pruébalo con tu día a día antes de pagar. Un proveedor seguro de su producto te deja probarlo sin pedirte una tarjeta.
Señales de alerta
| Si el proveedor… | Por qué debe preocuparte |
|---|---|
| No te deja exportar tus datos o no te lo dice por escrito | Quedas atado: tu expediente es tu obligación legal por 5 años |
| Cobra por paciente activo con límites que no aparecen en el precio | El costo crece justo cuando tu consultorio crece |
| Solo ofrece demostraciones, nunca una prueba | No puedes comprobar que tu equipo lo va a usar |
| Promete «rentabilidad automática» sin explicar el cálculo | Un número sin origen no sirve para decidir |
| No sabe contestar cómo maneja permisos, respaldos y bitácora de cambios | Son datos personales sensibles de tus pacientes |
Un plan de prueba de 7 días
- Día 1: da de alta tu consultorio, tu horario y 3 pacientes ficticios.
- Día 2: agenda la semana siguiente completa, con los tiempos reales de tus tratamientos.
- Día 3: llena el expediente de un paciente ficticio: historia clínica, odontograma y consentimiento.
- Día 4: arma un presupuesto, registra un abono y revisa el saldo.
- Día 5: registra un ciclo de autoclave y, si lo ofrece, saca el reporte sanitario.
- Día 6: que tu recepción lo use sola durante una mañana, sin ayuda.
- Día 7: decide con una pregunta: ¿nos quita trabajo o nos lo cambia de lugar?
Cómo responde Mi Agenda Dental a estas 10 preguntas
Somos parciales, así que te lo decimos con datos y tú lo verificas probándolo. Mi Agenda Dental la creó un dentista de Tepic para su propio consultorio:
- Todos los planes incluyen agenda, expediente, odontograma y periodontograma, recetas, consentimientos, presupuestos con enlace para el paciente, cobros, confirmaciones y pre-registro por WhatsApp, control sanitario y papelera de seguridad.
- Precio: desde $99 al mes con IVA incluido (plan Inicio, para un dentista y un sillón). Más sillones y dentistas desde el plan Estándar; roles y permisos completos, Google Calendar y panel de ingresos desde Plus.
- Prueba: 30 días gratis, sin tarjeta (15 días en Premium). Si no te suscribes, tu cuenta se bloquea y conservamos tu información al menos 15 días para que puedas descargarla o suscribirte.
- Premium: suma a Sofía, una asistente de IA por WhatsApp, y la facturación CFDI integrada, funciones que se liberan de forma progresiva.
- Funciona desde el navegador, en computadora, tableta o celular, sin instalar nada.
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